Información sobre el tratamiento y protección de Datos Personales.

Empresa Municipal de Transportes de Madrid, S.A. (en adelante, “EMT”) ha redactado el presente documento con la finalidad de explicar a sus trabajadores el tratamiento que realiza de sus datos personales. Cualquier duda o consulta al respecto debe remitirse al Delegado de Protección de Datos (“DPD”).

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento de los datos personales que has facilitado al inicio de la relación laboral y de los que se generen durante su transcurso es EMT, con la que cual has firmado el contrato de trabajo, con domicilio en la calle Cerro de la Plata, 4, 28007 – Madrid.

En caso de que tenga alguna duda o consulta en relación con el tratamiento de sus datos de carácter personal (quién puede acceder a los mismos, para qué se utilizan, etc.), o desee ejercer los derechos descritos en este documento, puede ponerse en contacto con nuestro DPD.

El Delegado de Protección de Datos es el encargado de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos y las políticas corporativas de privacidad con relación a los tratamientos efectuados: dpd@emtmadrid.es 

2. ¿Qué tipo de datos tratamos?

Durante los procesos de selección, y en su caso, al inicio de la relación laboral, EMT solicita información necesaria para evaluar la idoneidad del candidato al puesto que se pretende cubrir y, en su caso, para formalizar el contrato de trabajo y efectuar el correspondiente alta en la Seguridad Social. Entre los datos recogidos en este primer momento se encuentran:

• Nombre y apellidos del trabajador.
• Nacionalidad.
• DNI/Pasaporte y Número de la Seguridad Social.
• Domicilio, teléfono y correo electrónico personal e información de contacto.
• Titulaciones o formación con las que cuenta.
• Experiencia profesional previa.
• Otros datos análogos.

Por otro lado, durante la vigencia del contrato, EMT tiene acceso a determinados datos de los trabajadores (y/o solicita que se le facilite información adicional) como, por ejemplo, la siguiente:

• Datos identificativos.
• Puesto de trabajo y responsabilidades asignadas.
• Registro horario de acuerdo con la normativa vigente.
• Correo corporativo y nombre de usuario.
• En su caso, datos de contacto privados.
• Fotografía, imagen y/o voz.
• Datos relativos a tallaje para la confección y encargo de uniformes así como la distribución y entrega, cuando corresponda en función del puesto ocupado.
• Datos relativos al uso de aplicaciones y sistemas corporativos (nombre de usuario, logs de acceso a aplicaciones, etc.).
• Registros de control de acceso a instalaciones.
• Datos relativos a la matrícula del vehículo del empleado en aquellos casos en los que se solicite la asignación de una plaza de aparcamiento.
• Cursos de formación y programas en los que participa (datos biométricos en formación CAP).
• Datos de salud relacionados con la actividad laboral: Altas y bajas por motivos de enfermedad; accidentes de trabajo; condición de “Apto” o “No Apto”; datos relativos a infracciones y sanciones laborales (sanciones disciplinarias, conciliaciones previas, etc.); datos de infracciones administrativas, datos de condenas e infracciones penales; otros datos que facilite el trabajador de forma justificada.
• Estado civil, familiares, número de hijos, dependiente o beneficiarios que el trabajador indique (con la finalidad, como se explica más adelante, de realizar entre otras las retenciones fiscales que correspondan o la gestión de beneficios sociales).
• Afiliación sindical y condición de representante de los trabajadores, cuando proceda.
• Otros datos, que pueden incluir categorías especiales de datos, por ejemplo, los incluidos en el canal de denuncias de empleados producidas en el ámbito laboral relativas a acoso, malos tratos, abusos u otras incidencias. 
• Videovigilancia (si se utiliza para control laboral además de seguridad)
• Geolocalización. Si es conductor de vehículo los datos de la ruta y las posibles incidencias que pudieran ocurrir, quedarán registradas. Inspectores de intervenciones y personal SAM al fichar a través de la APP instalada en el móvil corporativo quedarán registrados datos de geolicalización.

3. ¿Con qué fines tratamos sus datos?

Tratamos sus datos con la finalidad de realizar una adecuada gestión de los Recursos Humanos de EMT. Esto incluye:

• Elaborar y pagar su nómina, así como efectuar las retenciones correspondientes.
• Recalcular la cuota de retención a aplicar en las nóminas a efectos fiscales, en el caso de que el trabajador facilite a tal efecto número de hijos, estado civil u otros datos necesarios para ello.
• Confección y/o encargar uniformes, así como distribución y entrega para determinados empleados.
• Facilitar el acceso a las instalaciones y garantizar la seguridad de estas.
• Mantener un registro horario en cumplimiento de la normativa laboral vigente.
• Contactar con familiares o personas de contacto en caso de emergencia, cuando nos hayas facilitado estos datos de contacto.
• Gestionar el tratamiento de datos sobre afiliación sindical.
• Desarrollar los planes de formación, seguimiento de carrera profesional y del rendimiento, así como procesos de certificación acreditativa de cualificación o nivel profesional. EMT realiza formación sujeta a bonificación por parte del Servicio Público de Empleo Estatal (“SEPE”), gestionada a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (“FUNDAE”), a la que se comunicarán datos personales para la gestión de las subvenciones.
• Realizar un control biométrico al acudir a las actividades de formación CAP, en el caso de conductores profesionales.
• Gestionar vacaciones, permisos y excedencias.
• Tramitar altas y bajas, según corresponda, con la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Facilitar el acceso a los sistemas informáticos corporativos.
• Controlar el acceso a las instalaciones de EMT (oficinas, zonas de trabajo y áreas restringidas).
• Gestionar la videovigilancia de las instalaciones de EMT.
• Controlar el cumplimiento de las normas, procedimientos y políticas internas. Esto incluye la gestión de nuestro canal de denuncias laborales y, en su caso, la tramitación y asistencia a procedimientos judiciales (por ejemplo, por reclamaciones por daños personales derivados de accidentes de trabajo en las líneas de autobús).
• Gestionar la participación en las actividades voluntarias propuestas por EMT, por ejemplo, el premio a la mejor iniciativa de mejora o el concurso de postales navideñas para hijos de empleados.
• Gestionar la participación en programas de voluntariado corporativo en empresas, asociaciones e instituciones con las que la EMT ha firmado acuerdos de colaboración.
• Gestionar las solicitudes de financiación a fondos europeos y ayudas públicas.
• Ofrecer beneficios adicionales que, en algunos casos, son voluntarios. Algunos de ellos se han acordado contractualmente o a través de convenio colectivo, y por tanto, resulta obligatorio el tratamiento de tus datos.
• Llevar a cabo revisiones de calidad del servicio y auditorías internas del cumplimiento de las políticas, protocolos y normas aplicables al trabajador.
• Gestionar los préstamos de libros de la biblioteca y el archivo documental de la EMT.
• Realizar difusión de nuestras actividades a través de Redes Sociales y otros medios, tanto internos como internos. Solicitaremos tu consentimiento previo a cualquier difusión de datos personales, salvo que por tu puesto de trabajo requiera realizar actividades de relaciones públicas o representación de EMT.
• Informar del estado de las solicitudes realizadas por el empleado y pedir información adicional contactándole a través de su correo electrónico personal. En particular, EMT puede responder al correo electrónico personal del empleado para informar del estado de algunas peticiones o tramites, como las solicitudes de pases a familiares, de cambio de domicilio o de pase de abono transporte.
• Gestionar la solicitud de abonos transporte para empleados ante el Consorcio Regional de Transportes de Madrid.
• Contactar a través del teléfono personal del empleado para solicitar una cuenta de correo electrónico en la que hacer llegar el finiquito y solicitar la conformidad al mismo.
• Efectuar comunicaciones profesionales a través de sus datos de contacto privados (teléfono y correo electrónico personal) en caso de que haya presado su consentimiento expreso al aportar estos datos voluntariamente en el impreso de toma de datos que facilita la Dirección de Recursos Humanos en el momento de la incorporación y haya decidido hacerlos públicos en la Intranet corporativa “Mi Estación” marcando la casilla habilitada al tal efecto. En cualquier momento puede revocar su consentimiento siguiendo las instrucciones que se detallan en el apartado “Tus derechos. Revocación del consentimiento”.
• En el caso de las grabaciones de conversaciones entre conductores de autobuses e inspectores del Sistema de Ayuda a la Explotación (“SAE”), el tratamiento se lleva a cabo para asistir y controlar la prestación del servicio de autobús y garantizar la calidad del servicio. El acceso a las grabaciones se efectuará según lo dispuesto en el procedimiento sobre Instalación y gestión de sistemas de Videovigilancia y grabaciones de voz.
• Responder a comunicaciones iniciadas desde el correo electrónico personal del trabajador que se hayan dirigido a direcciones o cuentas de correo corporativas de EMT.
• Gestionar la asignación de plazas de aparcamiento a empleados.
• Gestionar aquellos procesos de selección internos organizados por EMT en los que participe el usuario.

4. ¿Cuáles son las bases legales que nos habilitan a llevar a cabo los tratamientos descritos?

El artículo 6 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (“Reglamento general de protección de datos” o “RGPD”) determina que los datos personales solo podrán tratarse cuando se de alguna de las circunstancias recogida en el apartado 1 de dicho precepto.

A continuación, te detallamos cuáles son las bases legales que legitiman los tratamientos de datos efectuados:

• La existencia de una relación contractual y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma (artículo 6.1.b del RGPD). La mayor parte de los tratamientos que realizamos se basan en la existencia de una relación contractual: el pago de tu nómina, la gestión de vacaciones, la formación, la gestión de planes de carrera, la grabación de las conversaciones entre los conductores y los inspectores del SAE, etc.
• El cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD). Algunos tratamientos de datos vienen impuestos por la normativa laboral vigente, como por ejemplo, la realización controles biométricos en la formación de conductores CAP, la comunicación de datos a FUNDAE para la obtención de fondos públicos o el mantenimiento de un registro de control horario.
• Tu consentimiento (artículo 6.1.a del RGPD). La participación en procesos de selección internos convocados por EMT. También se recogerá el consentimiento para la participación en actividades voluntarias y en programas de voluntariado corporativo, así como otros tratamientos concretos para los que se te solicitará autorización previa. El consentimiento prestado se puede retirar en cualquier momento.
• El interés legítimo de EMT (artículo 6.1.f del RGPD). Basamos en el interés legítimo el tratamiento de comunicación de tus datos profesionales a clientes y colaboradores (en este caso, en nuestro interés en mantener relaciones comerciales y desarrollar nuestra actividad).

5. ¿En qué casos podemos tratar datos de sus familiares?

En algunos casos, EMT puede tratar los datos de los familiares de los trabajadores para los siguientes fines:

• Contactar en caso de emergencia.
• Facilitar al trabajador seguros de vida, seguros médicos y seguros de viaje.
• Tramitar permisos especiales (por ejemplo, baja temporal para cuidar a familiares enfermos).
• Conceder otros beneficios (por ejemplo, ayudas a estudios de hijos o pases gratuitos a autobuses urbanos de familiares de empleados de EMT).
• Gestionar la participación en actividades voluntarias, como el concurso de postales navideñas para hijos menores de empleados de EMT.

Siempre que le solicitemos los datos de un tercero debe informarle y obtener su autorización para ello antes de facilitarnos la información correspondiente.

EMT trata estos datos en base a la ejecución del contrato de trabajo y cumplimiento de obligaciones legales en ofrecerte determinados beneficios adicionales a su puesto de trabajo, tanto para ti como para familiares y en gestionar situaciones de emergencia graves.

6. ¿Quiénes pueden acceder a sus datos?

Los expedientes de los trabajadores de EMT son gestionados por empleados de las Direcciones de Recursos Humanos o Secretaría general, entre otras. EMT ha implantado medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de estos datos. Físicamente, los expedientes en soporte papel se almacenan en armarios cerrados con llave. Electrónicamente, sólo los usuarios de determinadas direcciones o departamentos tienen acceso a las herramientas en las que se tratan sus datos.

Puedes acceder en todo momento a tus datos personales en la forma en que te indicamos en el apartado “Tus Derechos”.

7. ¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos?

Sus datos se conservarán activos mientras seas empleado de EMT. Una vez finalizado el contrato más un periodo adicional de 5 años, los datos personales se conservarán en nuestros sistemas bloqueados a efectos de determinar posibles responsabilidades que pudieran derivarse de los mismos, según lo previsto en la normativa que resulte de aplicación en cada caso. Los datos necesarios para gestionar pases de antiguos empleados y familiares así como los datos de familiares beneficiarios de ayudas se mantendrán mientras persista el derecho de uso y disfrute de la prestación o ayuda mas un periodo adicional de 5 años desde la expiración del derecho.

Los datos personales que EMT trate en virtud de su consentimiento se conservarán conforme al criterio mencionado anteriormente, salvo que usted solicite la revocación de su consentimiento, momento en el que se conservarán en nuestros sistemas bloqueados a efectos de determinar posibles responsabilidades que pudieran derivarse los mismos. Las grabaciones de las conversaciones entre los conductores de autobús y los inspectores del SAE se conservarán durante un año y medio, momento en el que se eliminarán.

8. ¿A qué entidades se comunicarán sus datos?

En cumplimiento de la normativa vigente y como consecuencia lógica de la gestión del contrato de trabajo, debemos comunicar sus datos a distintas Administraciones Públicas y entidades privadas, entre las que se encuentran:

• Bancos, entidades financieras u otras instituciones para realizar pagos de nóminas y abonos de gastos.
• Mutuas de Accidentes de Trabajo, en cumplimiento de las obligaciones previstas en la ley para garantizar una adecuada protección de los trabajadores en caso de enfermedad profesional e incapacidad temporal o permanente.
• Servicios de Prevención.
• SEPE y FUNDAE, para la gestión de subvenciones, en cumplimiento de obligaciones legales.
• Sindicatos.
• Administraciones Públicas y entidades reguladoras, en especial, la Tesorería General de la Seguridad Social, la Agencia Española de la Administración Tributaria y la Administración de Justicia. Tus datos pueden ser comunicados al Ayuntamiento de Madrid para la obtención de subvenciones, en el caso de que desarrolles trabajos para BiciMad.
• Ayuntamiento de Madrid.
• Entidades aseguradoras, gestoras del plan de pensiones, operadoras de telecomunicaciones, empresas de renting, tarjetas corporativas, entidades emisoras de ticket restaurante, guardería, u otras análogas.
• Fuerzas y cuerpos de seguridad del estado u órganos judiciales.
• Clientes, proveedores o colaboradores de EMT (asociaciones, universidades, etc.).

Algunos de nuestros proveedores de servicios pueden estar situados en países situados o, estando ubicadas en EEE, comparten información y realizan tratamiento de datos personales fuera de dicho territorio (por ejemplo, al situar sus servidores en el exterior). EMT garantiza que:

• Las transferencias se realizan a países respecto de los que la Comisión Europea ha declarado que proporcionan un nivel de protección equiparable al europeo.
• En ausencia de dicha declaración de adecuación, las transferencias internacionales de datos se realizarán sobre la base de la firma de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 46.2 del RGPD.

9. Tus derechos. Revocación del consentimiento.

La normativa de protección de datos reconoce los siguientes derechos a lo afectados:

• Derecho de acceso a sus datos personales, que incluye la posibilidad de obtener una copia de los datos de base tratados.
• Derecho de rectificación de los datos inexactos o incorrectos.
• Derecho de supresión, cuando legalmente corresponda.
• Derecho de oposición, en determinados supuestos (por ejemplo, cuando se tomen decisiones automatizadas con efectos negativos para el afectado).
• Derecho a la limitación del tratamiento.
• Derecho a la portabilidad de los datos.

EMT reconoce el derecho a presentar una reclamación ante el DPD en caso de que usted considere que se ha hecho un tratamiento incorrecto de sus datos de carácter personal. Dicha reclamación, así como nuestra respuesta a la misma, tendrán un tratamiento confidencial.

Para el ejercicio de estos derechos o para revocar el consentimiento prestado, puede contactar con EMT a través de estos medios:

• Enviando su petición por correo electrónico: proteccion.datos@emtmadrid.es
• Dirigiendo una carta por correo postal a la dirección: Calle Cerro de la Plata, 4. 28007. Madrid.

En todo caso, le recordamos que puede presentar las reclamaciones que considere oportunas ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).